乌鲁木齐综保区有家做跨境电商配套服务的门店，店长姓马，管着十来个人。去年他找我说每天对账头疼得不行，两个多小时手工核对，加班成了常态。我帮他们上了个预约系统，订单自动归集，对账时间少了一半，马店长说终于不用加班对账了。
手工对账有多苦
马店长的门店在综保区里，做跨境电商的仓储和打包服务。客户提前预约来送货打包，门店按预约安排人手。以前预约全靠电话和微信，客户说几点来送多少货，马店长记在本子上。一天二三十个预约，到月底对账的时候，得把本子上的记录跟实际来货量逐条核对，再跟收款记录对。三个数据源对不上是常事，有的客户预约了没来，有的来了送得比预约多，有的款还没到。马店长说每个月光对账就要加四五个晚上的班，老婆都嫌他不顾家。
预约系统怎么理顺的
我给马店长上了个预约系统，核心就是让客户自己在系统里预约。打开链接选日期时段、填来货量、提交确认，系统自动生成预约单。到店后扫一下预约码确认到货，实际数量在系统里填，系统自动跟预约量比对，多了少了一目了然。收款也在系统里记录，一笔预约对应一笔收款，对账的时候三个数据自动匹配，不用手动逐条核对。我还做了个月度报表功能，一键生成，各客户各时段的来货量和金额全在上面。
对账时间少一半是什么概念
上线两个月后，马店长给我算了一笔账。以前每天花两小时对账，现在系统自动归集，每天看一眼异常就行，二十分钟搞定。月度对账以前要加四五个晚上的班，现在半天就弄完了，省了百分之五十的时间。最关键的是出错少了，以前手动核对总有漏的，现在系统自动匹配，对不上的会标红提示，不会漏。马店长说现在终于不用加班了，晚上能回去陪孩子了。附近石油天然气园区的一家门店也来问，我给他们也做了一套，效果一样好。经开区那边也有几家在排队等着做。
总结
门店管预约管对账，最怕数据散在四处。电话本子微信收款记录，四个地方对不上就得加班。有了预约系统，客户自己下单，到店扫码确认，收款系统里记，四个数据源变成一个，对账自然快了。乌鲁木齐综保区做跨境电商的门店越来越多，单量也在涨，靠手工对账迟早扛不住。你想给自家门店上个预约系统来找我，我帮你把对账流程理顺，省时省力不加班。